Backup von Hosted Exchange Daten für Outlook

In der Familie verwenden wir Outlook als Zentrale für Kontakte und Termine. In Verbindung mit einem Hosted Exchange-Server klappt das wunderbar. Aber was passiert, wenn der Provider mal nicht mehr existiert? Dann wären alle Daten auf dem Server verloren. Für mich als “Datenhypochonder” unvorstellbar.

Mit der Software Syncing.NET habe ich in der Version 3 aber die Möglichkeit, auf Hosted Exchange-Daten zuzugreifen und eine Kopie in einer lokalen Datenbank zu erstellen. Als dezentrale Sicherung der Exchange-Daten wähle ich zwei Rechner aus, mit denen ich die Daten in neue und vorhandene PST-Datenbanken sichere. Hier im Test berichte ich in 3 Schritten darüber:

1. Vorbereitung auf dem Quell-Rechner
2. Sicherung in einer neuen PST-Datenbank
3. Sicherung in einer vorhandenen PST-Datenbank

1. Vorbereitung

Für das Backup benötigen wir zwei Syncing.NET Accounts mit Outlook-Funktion, also keine Testversion. Auf dem Quell-Rechner mit den Exchange-Daten ist das E-Mail-Profil auf den Hosted Exchange Server gestellt:

In Syncing.NET erstellen wir eine neue Outlook-Gruppe…

…und wählen das Exchange-Profil aus

Als zu sichernde Ordner wähle ich das gesamte Exchange-Postfach außer Papierkorb und Junk:

Da das Backup nicht an andere User gehen soll, bleibt der Haken ungesetzt:

Nun beginnt die Aufbereitung der Daten für das Backup:

Nun sind die Vorbereitungen abgeschlossen:

2. Ziel-Rechner für Backup einrichten (neue PST-Datenbank)

Zuerst sollte eine lokale PST-Datei eingerichtet werden, sofern diese noch nicht existiert. Unter Systemsteuerung/Mail können wir ein weiteres Profil generieren, mit dessen Hilfe das Backup erzeugt werden kann:

Zum erfolgreichen Einrichten starten wir Outlook mit dem neuen Profil:

Parallel hat Syncing.NET eine Einladung vom Quell-Rechner erhalten:

Wir nehmen die Einladung an und fahren mit den nächsten Dialogen fort:

Zunächst werden die vorher aufbereiteten Exchange-Daten heruntergeladen…

…und importiert:

Wir wählen das Profil, in dem die Daten gesichert werden sollen…

…und erzeugen neue Outlook-Ordner. So ist sichergestellt, dass alles im selben Verzeichnis landet und eine saubere Trennung erfolgt:

Nun sind alle Vorbereitungen getroffen worden. Es können die neuen Exchange-Daten importiert werden:

Sind alle Daten gesichert, ist in der lokalen Outlook PST-Datenbank ein 1:1 Ordner der Exchange-Daten eingerichtet:

3. Sicherung parallel zu vorhandenen PST-Datenbanken

Ich steige hier gleich etwas weiter ein: Auf dem zweiten Zielsystem ist das Exchange-Profil aktiv und eine lokale PST-Datenbank in Outlook geöffnet. Auch hier erkennt Syncing.NET, dass Outlook-Daten zum Synchronisieren vorhanden sind:

Wir klicken auf Importieren und treten dann der neuen Outlook-Gruppe bei:

Wir wählen zunächst das Exchange-Profil (hier SynServer)…

…und dann die lokale PST-Datenbank (hier Syncing genannt):

Da auch auf dem zweiten Rechner die Exchange-Daten beim ersten Synchronisieren noch nicht existieren, wählen wir so, dass neue Outlook-Ordner erstellt werden.

Nun ist wieder alles vorbereitet und die Daten werden auf Klick auf Weiter importiert.

Nach einer Weile sind die Daten vom Exchange-Server auf der zweiten lokalen PST-Datenbank synchronisiert und somit auch gesichert.

Fazit

Auf diese Weise können auch Exchange-Daten in lokalen PST-Datenbanken gesichert werden. Diese PST-Datei kann dann wiederum auf weitere PCs kopiert und weiter verwendet werden.